Poderia Ser um E-Mail: Reuniões Improdutivas São o Principal Desafio no Trabalho

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Reuniões mal aproveitadas lideram o ranking de frustrações dos brasileiros no ambiente corporativo. Segundo um estudo da plataforma Read AI, especializada em gravação e resumo de reuniões, 47% dos profissionais consideram esses os momentos menos produtivos do dia. A pesquisa, divulgada nesta quinta-feira (22), ouviu 583 pessoas que trabalham ao menos 20 horas semanais em escritórios.

O levantamento revela um cenário de sobrecarga e desorganização: 34% dos entrevistados participam de mais de 6 reuniões por semana, 74% realizam outras tarefas durante os encontros e 48% já perderam reuniões por conflitos de agenda. “Os números revelam um problema crescente de produtividade: com tantas reuniões, muitas vezes em diferentes fusos horários, e um fluxo constante de informações, as pessoas estão sobrecarregadas”, afirma David Shim, cofundador e CEO da Read AI.

O impacto aparece nos indicadores macroeconômicos. Em 2024, o Brasil ficou na 62ª posição entre 67 países no Ranking Mundial de Competitividade, elaborado pelo IMD (International Institute for Management Development), que avalia performance econômica, eficiência do governo e das empresas e infraestrutura.

Em escala global, o engajamento profissional caiu de 23% para 21% neste ano, segundo a consultoria Gallup. A queda representa uma perda estimada de US$ 438 bilhões (R$ 2,4 trilhões) em produtividade para a economia mundial.

O que mais prejudica a produtividade

Para além do excesso de reuniões, a produtividade também é prejudicada pela dificuldade em encontrar documentos (para 40% dos entrevistados) e pelo excesso de e-mails (39%). Outros desafios frequentes incluem localizar informações em textos longos (32%), resgatar dados em e-mails antigos (27%) e acessar arquivos de ex-funcionários (27%).

Como consequência, quase dois terços dos profissionais (64%) afirmam já ter cometido erros no trabalho por não conseguirem acessar informações críticas com agilidade.

Os custos do excesso de reuniões

As reuniões não têm apenas custo emocional, mas financeiro. A consultoria americana Bain & Company descobriu que uma única reunião presencial semanal de gerentes de nível médio em uma grande empresa custava à organização mais de US$ 15 milhões por ano – entre custos pessoais como tempo de deslocamento dos funcionários e energia mental.

A Harvard Business Review desenvolveu uma calculadora que, com informações como tempo de duração, números de participantes e seus salários, simula o quanto custaria essa reunião – levando em conta, ainda, eventuais benefícios de contrato. Uma reunião semanal de uma hora com quatro pessoas, sendo três com salário de R$ 8,5 mil e uma com salário de R$ 13 mil custaria, anualmente, cerca de R$ 16 mil à empresa.

Dia sem reuniões

O problema é tão grande que gerou o movimento “no meeting day”, que começou nos Estados Unidos e consiste em definir um dia na semana em que reuniões não são permitidas na empresa. No Brasil, a Johnson & Johnson instituiu o “No meetings Friday”, em que os funcionários não devem agendar reuniões ao menos uma sexta-feira por mês. A farmacêutica Sanofi estabeleceu que às quintas-feiras os funcionários não podem agendar essas conversas com suas equipes internamente.

Tirar um dia de reuniões por semana reduziu o estresse em 26%, e não ter chamadas em nenhum dos cinco dias reduziu em 75%, segundo pesquisa do MIT Sloan.

Como evitar uma reunião que poderia ser um e-mail

Para economizar tempo, dinheiro e energia, antes de convocar uma reunião, faça uma análise de seus objetivos:

• Qual o tema e quem são as pessoas de fato interessadas no assunto?
• A reunião é para dar um recado? Se sim, ele é de impacto, vai gerar mais dúvidas ou é algo mais simples?
• O meu time está sobrecarregado? O quanto a reunião vai sobrecarregar ainda mais a equipe?

O que esperar pela frente

Melhorar a eficiência das reuniões está no topo das prioridades da liderança, segundo 54% dos profissionais ouvidos pela Read AI. Metade dos entrevistados está na faixa dos 35 a 54 anos. Outras metas incluem acompanhar as decisões e compromissos assumidos (40%), aumentar o engajamento dos participantes (40%) e identificar lacunas de capacitação nas equipes (37%).

O estudo aponta que a inteligência artificial pode ser uma aliada nesse processo. Entre as tarefas que os profissionais mais gostariam de automatizar com IA estão integrar plataformas para facilitar o acesso a informações (46%); gerar insights a partir de grandes volumes de dados (39%); e transcrever ou resumir reuniões (38%).

Hoje, 68% dos profissionais brasileiros já utilizam ferramentas com inteligência artificial no dia a dia — e 84% gostariam que suas empresas adotassem ainda mais soluções. “É sobre ajudar as pessoas a agirem com mais rapidez e inteligência”, afirma o CEO.

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